A gestão de projetos empresariais é a disciplina que planeja, executa e controla as entregas de um projeto no prazo, dentro do orçamento e com a qualidade esperada. Sem uma gestão adequada, os projetos atrasam, estouram o orçamento e entregam resultados abaixo do esperado.

Neste artigo, você encontrará nove recomendações práticas para gerenciar projetos com eficiência. Acompanhe!

Confira 9 recomendações de sucesso sobre gestão de projetos empresariais

1. Defina claramente os objetivos de negócio

O projeto não existe por si só. Ele deve resolver um problema da empresa ou aproveitar uma oportunidade.

Na gestão de projetos empresariais, o documento de abertura (termo de abertura) deve conter o objetivo estratégico e os critérios de sucesso mensuráveis.

A previsibilidade depende da qualidade das informações disponíveis, e o ensaio PCE pode ser utilizado como apoio para decisões mais seguras.

Sem objetivos claros, você não saberá quando o projeto terminou e se ele foi bem-sucedido. O objetivo “lançar um novo produto” é vago. “Lançar um novo produto em até 6 meses com margem de 20%” é mensurável.

2. Monte uma equipe multidisciplinar

Projetos complexos exigem diferentes competências. Isolar o time em uma sala sem consultar outras áreas é o caminho para o fracasso.

Na gestão de projetos empresariais, o gerente de projetos deve envolver representantes de todas as áreas impactadas desde o início. As reuniões semanais de alinhamento são obrigatórias.

A equipe precisa ter poder de decisão. Se o membro precisa pedir aprovação para tudo, o projeto anda devagar.

3. Divida o projeto em fases (marcos)

Um projeto de 12 meses sem marcos intermediários desmotiva a equipe. O fim parece distante.

Na gestão de projetos empresariais, o cronograma deve ter marcos a cada 2 a 4 semanas (entregáveis parciais). A equipe comemora pequenas vitórias.

O marco intermediário também permite corrigir a rota antes que o erro se consolide.

4. Use metodologia ágil para projetos de incerteza

Projetos de construção civil (baixa incerteza) podem usar cascata (tudo planejado no início). O desenvolvimento de software (alta incerteza) precisa de ágil.

Na gestão de projetos empresariais, o método Scrum (sprints de 2 semanas) permite que o cliente veja o progresso e mude de ideia sem desperdício.

A insatisfação do cliente no final do projeto (cascata) custa R100mil.Acorrec\ca~onomeiodoprojeto(aˊgil)custaR100mil.Acorrec\ca~onomeiodoprojeto(aˊgil)custaR 10 mil.

5. Gerencie as expectativas dos stakeholders

O cliente, o patrocinador, o usuário final e a equipe técnica têm expectativas diferentes. Gerencie todos.

Na gestão de projetos empresariais, o plano de comunicação define com que frequência cada stakeholder será atualizado. O patrocinador quer relatório resumido semanal. O time técnico quer detalhes diários.

A falta de comunicação é a principal causa de conflito em projetos. Achar que todo mundo já sabe é a sua primeira falha.

6. Documente as lições aprendidas durante o projeto

Esperar o fim do projeto para documentar o que deu errado é tarde demais. Ninguém lembra dos detalhes.

Na gestão de projetos empresariais, a cada marco (fase), realize uma reunião de 1 hora para responder: o que deu certo? O que deu errado? O que fazer para melhorar na próxima fase?

A documentação deve estar acessível na intranet para os próximos projetos.

7. Gerencie os riscos proativamente

O risco ignorado se tornará problema certo. Liste os riscos no início e os monitorize semanalmente.

Na gestão de projetos empresariais, para cada risco, defina a probabilidade (0 a 100%) e o impacto (baixo, médio, alto). Para os de alto impacto e alta probabilidade, tenha um plano de contingência já escrito.

O custo de mitigar um risco é muito menor que o custo de remediar um problema. Um pequeno investimento em segurança do trabalho evita um acidente que para a obra por semanas.

8. Controle as mudanças de escopo

O cliente sempre pedirá “só mais uma coisinha”. O acúmulo de “só mais uma coisinha” inviabiliza o projeto.

Na gestão de projetos empresariais, qualquer mudança deve passar pelo comitê de mudanças. A mudança é analisada quanto ao impacto em prazo, custo e qualidade.

Mudança aprovada, escopo revisado. O cliente assina a mudança. A equipe executa.

9. Faça um pós-projeto (post-mortem) obrigatório

O projeto acabou, o cliente está feliz, o time já começou outro trabalho. Os erros se repetirão no próximo projeto.

Na gestão de projetos empresariais, o post-mortem deve ser feito na semana seguinte à entrega. Envolva todos os participantes (cliente e fornecedores). A ata da reunião deve ter as melhorias acordadas e os responsáveis.

Sem o post-mortem, você está condenado a repetir os mesmos erros que custaram caro neste projeto. Com essas nove recomendações, seus projetos empresariais terão muito mais chances de sucesso. Até a próxima!

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